Lietuvoje veikianti draudimo ir asmeninių finansų valdymo bendrovė „Aldiavita“, Austrijos draudimo įmonės „Compensa“ partnerė, 2014 metais smarkiai išplėtė klientų ratą. Dėl to staigiai padidėjo darbų apimtis ir darbuotojų skaičius. Plataus pasirinkimo paslaugų (asmeninių finansų planavimo, finansinio saugumo, pensijų ir kapitalo kaupimo) verslo valdymas tapo sudėtingesnis, reikėjo skubaus vadovybės dėmesio. Svarstyta pritaikyti verslo valdymo sistemą (VVS) ir po nuodugnios įmonės procesų analizės įžvelgta būtinybė pereiti nuo „Excel“ grįsto valdymo prie platformos, kuri automatizuotų bendrovės veiklą. Siekiant sėkmingos organizacijos plėtros, buvo būtina automatizuoti komisinių skaičiavimo procesą. „Boolit“ komandai atlikus pirminę kliento poreikių ir verslo procesų analizę paaiškėjo, kad taip pat svarbu perkelti pardavimo, žmogiškųjų išteklių ir verslo analitikos valdymą į patikimą platformą, kuri leistų informacijai laisvai tekėti per visus įmonės skyrius ir taip pašalinti nereikalingas užduotis, kurias atlieka darbuotojai, ir išmaniai analizuoti rezultatus tinkamomis verslo analitikos priemonėmis.

Bendrovė

Aldiavita , UAB

Buveinė

Vilnius, Lietuva

Veiklos sritis

Draudimas ir finansinis tarpininkavimas

Tinklalapis

www.aldiavita.lt

Verslo iššūkis

Komisiniai kuriami ir apskaičiuojami rankiniu būdu

  • Finansų konsultantai ir grupių vadovai sugaišta per daug laiko apskaičiuodami komisinius
  • Didelė žmogaus klaidos tikimybė komisinius apskaičiuojant rankiniu būdu
  • Klientų ir darbuotojų duomenų bazė nėra centralizuota
  • Nėra bendros dokumentų saugojimo vietos. Sutartys, komerciniai pasiūlymai ir sąskaitos rengiamos „Excel“ programoje, spausdinamos ir archyvuojamos popierine forma
  • Neefektyvus ataskaitų kūrimo procesas

Sprendimas

„Odoo“ verslo valdymo sistemos diegimas ir pritaikymas užsakovo poreikiams

  • Automatizuoti komisinių skaičiavimo procesą
  • Sukurti klientų ir darbuotojų duomenų bazę „Odoo“ sistemoje
  • Sukurti sąskaitų faktūrų šablonus ir galimybę jas siųsti tiesiogiai iš sistemos
  • Sukurti sutarčių kūrimo ir valdymo metodą, kuris leistų sutartis greitai priskirti finansų konsultantams ir grupių vadovams
  • Automatizuoti ataskaitų kūrimo procesą
  • Išplėsti pardavimo, sutarčių, sąskaitų faktūrų, personalo valdymo ir komisinių skaičiavimo modulius

Rezultatas

Automatizuotas komisinių skaičiavimo procesas kartu su susijusiais vidiniais bendrovės procesais

  • Automatiškai apskaičiuojami komisiniai
  • Centralizuota su klientais ir darbuotojais susijusi informacija
  • Sąskaitos faktūros kaupiamos sistemoje ir tiesiogiai siunčiamos iš jos
  • Sutartys kuriamos sistemoje ir susiejamos su finansų konsultantais ir grupių vadovais
  • Ataskaitos generuojamos automatiškai, pagal pasirinktus filtrus
  • Verslo valdymo sistema paskatino draudimo įmonės verslo plėtrą

CRM ir pardavimo valdymas – universalūs iššūkiai

Draudimo, finansų valdymo, nekilnojamojo turto, telerinkodaros ir kitų šakų atstovai, kurie valdo atsidavusias pardavimo komandas, moka pardavėjams fiksuotas algas, komisinius ir premijinius, privalo pasirūpinti tinkama klientų valdymo sistema ir pardavimo valdymo programa. Sistema turi užtikrinti, kad pardavėjai galėtų efektyviai valdyti sutartis su klientais, sėkmingai ir ne po vieną kartą parduoti, analizuoti veiklą ir gebėti įžvelgti silpnąsias grandis. Kiekvienas verslas yra įsipareigojęs augti, todėl prioritetu tampa šių procesų automatizacija ir klaidų mažinimas.
„Aldiavita“ kreipėsi į „Boolit“ ir pirmiausia nurodė poreikį išspręsti laiką gaišinančias informacijos valdymo problemas ir panaikinti žmogaus klaidos tikimybę. Draudimo įmonė valdo dešimtis agentų, tad komisinių skaičiavimas turi būti individualizuotas, o kartu – universalus ir pritaikomas ateityje. Dar vienas svarbus kliento poreikis buvo CRM modulis, kurio tikslas – centralizuoti klientų duomenų bazę, nes tuo metu visa su klientais susijusi informacija buvo kaupiama tarpusavyje nesusietuose „Excel“ dokumentuose ir sunkiai surandamuose elektroniniuose laiškuose. Be to, informacijos decentralizacija išsišakojo į kitus verslo procesus – pardavimą ir buhalteriją. Sutartys, sąskaitos faktūros, mokėjimų informacija buvo kaupiama įvairiose vietose ir spausdintu formatu. Klientui taip pat buvo svarbu vertinti pardavimo rezultatus, tačiau ataskaitos tuo metu buvo kuriamos „Excel“ programoje rankiniu būdu. Nuspręsta automatizuoti vidinę ir su komisiniais susijusią įmonės veiklą ir kartu perkelti visą organizacijos informaciją į centralizuotą verslo valdymo sistemos platformą.

Patenkintas „Odoo“ VVS naudotojas

Kai kalbama apie procesų optimizaciją, dažniausiai užsakovo žinios yra ribotos. Tačiau šį kartą sukurta individualizuota verslo valdymo sistema būtų buvusi kitokia, jei ne „Aldiavitos“ personalo entuziazmas, didžiulis įsitraukimas į projektą per visą jo laikotarpį ir „Boolit“ komandos gebėjimas greitai reaguoti į kintančius kliento poreikius ir pateikti į juos orientuotą sprendimą. Pirmiausia automatizavus komisinių skaičiavimo procesą ir centralizavus su klientais susijusią informaciją pasiektas didesnis darbuotojų produktyvumas. Taip pat tapo paprastesnis ir greitesnis sutarčių kūrimas – dabar sutartis galima kurti tiesiogiai sistemoje, naudojant šablonus, ir susieti jas su konsultantu. Sąskaitų išrašymo programa leidžia automatiškai generuoti sąskaitas iš užsakymo. Kartu pristatyta ir verslo analizės sistema, pritaikyta specifiniams kliento poreikiams. „Aldiavita“ valdo didelius kiekius duomenų, todėl buvo sukurti efektyvūs informacijos filtrai, leidžiantys greičiau ir patikimiau surasti specifinę informaciją. Esminių įmonės procesų automatizavimas atvėrė duris tolesnei įmonės plėtrai. Dabar reikiama informacija įmonėje pasiekiama tikruoju laiku reikiamiems asmenims, darbuotojams nebereikia atlikti ilgai trunkančių administracinių užduočių, o intuityvi sistema nuolat analizuoja kiekvieno pardavėjo veiklą ir pateikia ataskaitas.

Sprendimo pritaikomumas kitose srityse
Sukurtas sprendimas gali būti pritaikomas įmonėms, kurios taiko komisinių užmokesčio formą. Pavyzdžiui, įmonės, kurios turi pardavimo skyrių, paprastai moka fiksuotą atlyginimą ir komisinius (premijinius) nekilnojamojo turto, draudimo ir kitose srityse.