Programinės įrangos konsultantai ir platintojai dirba ypač konkurencingoje aplinkoje daugiausia dėl tiesioginės priklausomybės nuo programinės įrangos gamintojų, kurie ieško vis naujų savybių, suteikiančių strateginį pranašumą. Globalioje rinkoje papildomą vertę suteikiantis raktas yra strateginis paskirstymo kanalų tinklas. Horizontaliai plečiantis paskirstymo tinklui, nauji dalyviai ima kelti grėsmę jau įsitvirtinusiems programinės įrangos konsultantams ir platintojams. Todėl ilgametę patirtį turintys rinkos dalyviai ima ieškoti būdų įgyti konkurencinį pranašumą. UAB „NOD Baltic“ ir antrinė įmonė UAB „Baltimax“ atlikusios vidinę veiklos analizę nusprendė, kad jų verslas stokoja ne kompetentingų pardavėjų ar projektų vadovų, bet sistemingos darbo organizavimo technologijos ir metodikos, kurios padidintų informacijos matomumą, centralizuotų komunikaciją su klientu ir didintų projektų valdymo efektyvumą. Klientai siekė užtikrinti šių procesų kontrolę ir dabar jau geba ir ateityje turės tinkamas priemones (LEAN metodika) prisitaikyti prie vis reiklesnių klientų ir teikti konkurencingą ir individualizuotą paslaugų paketą.

Bendrovė

NOD Baltic, UAB. Baltimax, UAB.

Buveinė

Vilnius, Lietuva

Veiklos sritis

Kompiuteriai ir programinė įranga

Tinklalapis

www.baltimax.com www.nodbaltic.lt

Verslo iššūkis

Valdymo sistema turi padėti kontroliuoti pardavimo, projektų, rinkodaros, verslo analitikos ir personalo valdymo procesus

  • Būtina automatizuoti kirtinius verslo procesus: pardavimus, rinkodarą, CRM, projektų ir personalo valdymą
  • Dėl didėjančio darbuotojų skaičiaus būtina turėti bendrą sistemą, kuri suteiks greitą prieigą prie duomenų ir pagerins procesų matomumą ir kontrolę

Sprendimas

Išvystyti Odoo modulius su tikslu gerinti verslo procesų valdymą ir taupyti laiką kiekvieną dieną atliekant darbus

  • Sukurti klientų ir darbuotojų duomenų bazę
  • Įdiegti pardavimų procesą pagal LEAN sistemą
  • Įdiegti pardavimų procesų valdymo įrankius
  • Įdiegti klientų aptarnavimo modulį
  • Perkelti projektų valdymo procesus į Odoo sistemą
  • Įdiegti rinkodaros valdyo įrankius
  • Sekti darbuotojų laiko žiniaraštį

Rezultatas

Įdiegti pardavimų, rinkodaros, klientų aptarnavimo, personalo, projektų valdymo, ataskaitų kūrimo moduliai. Padidėjęs projektų valdymo efektyvumas

  • Pardavimo proceso valdymas yra kur kas efektyvesnis, automatizuotas ir centralizuota komunikacija su užsakovu
  • Sąskaitos faktūros siunčiamos iš sistemos tiesiogiai užsakovui
  • Ataskaitos kuriamos iš sistemoje suvestos informacijos
  • Sekami darbuotojų laiko žiniaraščiai
  • Pagerėjo projekto procesų valdymas: rizikos, užduotys ir išteklių paskirstymas

Verslo procesų optimizavimas – žingsnis plėtros link

Klientus siejo ne vien bendra problematika, bet ir į ateitį orientuotas požiūris į verslumą. „NOD Baltic“ ir „Baltimax“ pastebėjo darbuotojų prieaugį panašiu metu, kai pradėjo ieškoti sprendimo, palengvinančio veiklos organizavimą. Tai tapo viena iš priežasčių, kodėl nuspręsta taikyti ne pavienius įmonės valdymo modulius, o verslo valdymo sistemą (VVS). „Odoo“ VVS leido organizacijoms iš pradžių pritaikyti sistemą keliems įmonėms procesams, o įmonei plečiantis įtraukti ir kitus modulius (daugiau apie „Odoo“ VVS modulius skaitykite čia). Pirmiausia pasirinkta optimizuoti pačius svarbiausius įmonių procesus, t. y. projektų valdymą, ryšių su klientais valdymą (CRM), žmogiškųjų išteklių, rinkodaros ir pardavimo valdymą.
Verslo procesų optimizavimo esmė – grįžimas prie pagrindų, kitaip tariant, esamų procesų efektyvumo įvertinimas ir neefektyvios praktikos atsisakymas. Šios veiksmų grandinės tikslas – užtikrinti aplinką, kurioje nuolat kaupiama informacija, leidžianti įvertinti praeitų metų ar dešimtmečių veiklą, ir taip sukuriamas sėkmingo, į strateginį pranašumą orientuoto verslo pagrindas.

Veiklos efektyvumas priklauso nuo darbo organizavimo

Klientai darbus organizavo naudodami „Excel“ skaičiuokles, elektroninį paštą ir sumanių vadybininkų protą. Staigiai padidėjus darbuotojų skaičiui, tai lėmė informacijos nutekėjimą ir decentralizaciją. Darbuotojai neefektyviai naudojo darbo laiką, nes informacija buvo kaupiama skirtingose vietose, nebuvo galimybės jos archyvuoti, o ataskaitos, sutartys ir sąskaitos buvo kuriamos rankiniu būdu.
Išanalizavusi klientų poreikius ir procesus, „Boolit“ pasiūlė lanksčią ir efektyvią įmonių procesų valdymo sistemą. Pagal individualius poreikius sukurta sistema optimizavo pardavimo procesą. Dabar pardavėjai, pasitelkdami pardavimo galimybių peržiūros režimus, mato, kuriame pardavimo etape yra potencialus klientas, visi atsakingi asmenys (pardavėjai, projektų vadovai, vadybininkai) lengviau randa informaciją, susijusią su pardavimu, o produkto ar paslaugos sąskaitos faktūros sukuriamos kelių mygtukų paspaudimu. Kartu sukurta klientų duomenų bazė, kuri dabar pildoma greičiau negu praeityje. Programinės įrangos platintojai ir konsultantai taip pat teikia klientų aptarnavimo paslaugas, todėl nuspręsta pritaikyti „Odoo“ sistemos „Helpdesk“ modulį, kuris automatizavo komunikaciją su klientais. Lygiagrečiai klientams būtina pasitelkti pasiekiamus ir efektyvius kanalus siekiant supažindinti esamus ir potencialius klientus su įmonių paslaugomis. Tam pritaikytas „Odoo“ rinkodaros modelis, leidžiantis siųsti naujienlaiškius tikslinei vartotojų grupei ir analizuoti rezultatus. Galiausiai įmonių procesams pritaikytas ir projektų valdymo modelis, kuris palengvina projektų vadovų darbą ir leidžia ne vien patogiai stebėti projekto progresą, bet ir apskaičiuoti darbuotojų atlyginimą (sukurta darbuotojų duomenų bazė ir įdiegtas elektroninis darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraštis).

LEAN metodika suteikia pranašumą verslo aplinkoje

LEAN metodikos tikslas – pašalinti nereikalingą veiklą, chaosą ir kurti darnią, į tobulėjimą orientuotą organizacijos kultūrą. „Boolit“ bendradarbiaudama su UAB „TOC Sales & Marketing“ padėjo įdiegti LEAN metodiką įmonėse. Pagal šią metodiką sukurtas „Odoo“ pardavimo modulis. Tad įmonių pardavėjai dabar dirba organizuotai ir, pasitelkdami „Odoo“ priemones, gali laiku pasiekti reikiamą informaciją, analizuoti pardavimo piltuvėlį, rasti savo pardavimo strategijos trūkumus ir juos pašalinti.

Padidėjęs efektyvumas ir sudėtingų procesų automatizavimas

Nuolatinis procesų stebėjimas ir jų analizė leido klientams pasiekti didesnį efektyvumą projektų valdymo srityje, palengvinti užduočių progreso stebėjimą, valdyti su projektais susijusias rizikas ir tikslingai paskirstyti išteklius. Pardavėjai turi prieigą prie informacijos apie projekto progresą ir gali greičiau paversti potencialų klientą lojaliu klientu. Svarbu tai, kad centralizuota komunikacija su klientu ir pardavimo procesas dabar šiose organizacijose yra efektyvesni, nes pardavėjai pasitelkia sistemingą metodiką, leidžiančią planuoti pardavimo strategiją, stebėti pardavimo galimybės progresą ir analizuoti rezultatus. Įmonėse sukurta tiek technine, tiek emocine prasme į sėkmę ir tobulėjimą orientuota kultūra, kuri ne vien patraukia darbuotojus, bet ir suteikia reikiamas priemones verslo plėtrai.

Sprendimo pritaikomumas kitose srityse
Sukurtas sprendimas taip pat gali būti pritaikomas bendrovėms, kurios parduoda arba platina programinę įrangą, IT sprendimus ar panašius produktus. Tinka verslo įmonėms, ieškančioms sistemos, apimančios pardavimo, projektų valdymo, rinkodaros ir verslo analitikos procesų automatizaciją ir šių procesų efektyvumo didinimą.