Paslaugų sektoriuje veikiančiai verslo įmonei, pasiekusiai paklausos augimo stadiją, gyvybiškai svarbu neprarasti augimo pagreičio. Paklausą lemia pirmiausia darbuotojų kompetencija, tačiau galimybė išlaikyti pagreitį tiesiogiai priklauso nuo gebėjimo suvaldyti verslo procesus naujoje aplinkoje. Personalo vadovai turi nustatyti aiškius įdarbinimo reikalavimus, vertinimo kriterijus ir darbo jėgos bei paklausos balanso planą. O pardavėjai turi rasti naujų būdų tvarkytis su naujų klientų lavina ir kartu integruoti į veiklos aplinką naujokus. Galiausiai vadovai turi aiškiai matyti darbo jėgos paskirstymą ir maksimaliai išnaudoti turimas pajėgas. Dėl šių iššūkių reikia pritaikyti personalo valdymo programą ir automatizuoti pardavimo procesus. Tačiau ką daryti, jeigu organizacijos norai yra unikalūs?

Bendrovė

„Husband & Wife Cleaning Ltd“

Buveinė

Didžioji Britanija

Veiklos sritis

Valymo paslaugos

Tinklalapis

www.husband-wife.co.uk

Verslo iššūkis

Būtina sistema, kuri padėtų valdyti užsakymus ir darbuotojų tvarkaraščius

  • Didėjanti paklausa kelia pardavėjams iššūkį, kaip suvaldyti iš klientų gaunamus užsakymus
  • Verslo įmonei sudėtinga valdyti personalo užimtumą skirtinguose miestuose
  • Automatinio sąskaitų faktūrų siuntimo ir stebėjimo funkcijos poreikis

Sprendimas

Įdiegti darbo laiko apskaitos žiniaraštį, integruotą su verslo apskaitos ir pardavimo moduliais

  • Pritaikyti darbo laiko planavimo modulį, kuris leistų kiekvieną darbuotoją priskirti užsakovui ir paslaugai ir planuoti laiką, reikalingą užsakymui atlikti
  • Sukurti klientų ir darbuotojų duomenų bazę
  • Automatizuoti sąskaitų faktūrų siuntimo procesą

Rezultatas

Sukurti unikalūs darbo laiko žiniaraščių, pardavimo procesų ir CRM valdymo moduliai

  • Sumažėjo laikas, skiriamas personalo užimtumui valdyti
  • Automatizuoti procesai, leidžiantys planuoti ir vykdyti paslaugas
  • Sąskaitos faktūros siunčiamos iš „Odoo“ sistemos ir prieinamos personalui
  • Sukurtos darbuotojų ir klientų kortelės yra tarpusavyje susijusios
  • Sukurta reguliarių ir nereguliarių užsakymų valdymo infrastruktūra

Didėjanti paklausa atnešė ir iššūkių

Didžiojoje Britanijoje įsikūrusiai patalpų valymo bendrovei „Husband & Wife Cleaning Services“ reikėjo verslo procesų valdymo sistemos, kuri užtikrintų sklandų ir efektyvų pardavimo ir darbuotojų valdymą. Vadovybei tapo sudėtinga apdoroti vis didėjantį klientų užklausų skaičių, nes užsakymų ir sąskaitų kūrimas buvo valdomas rankiniu būdu. Padėtį sunkino didelio skaičiaus darbuotojų valdymas nuotoliniu būdu. Kliento verslo prioritetu tapo galimybė patogiai valdyti darbuotojų užimtumą ir matyti kiekvieno darbuotojo užimtumo apžvalgą, siekiant maksimaliai išnaudoti jų darbo laiką ir stebėti išteklių apskaitą.

Tikslas – sumažinti laiko sąnaudas ir didinti matomumą

Klientui pasiūlytas sprendimas apėmė pardavimo, verslo apskaitos, darbuotojų grafiko ir tabelio valdymo procesų optimizavimą ir automatizavimą. Atsižvelgus į valymo paslaugų bendrovės veiklos procesą, sukurtas unikalus darbuotojų darbo grafiko kalendorius, susietas su personalo valdymo moduliu. Šiame kalendoriuje pardavėjas gali matyti kiekvieno darbuotojo užimtumą ir priskirti naujus užsakymus. Integracija su personalo valdymo moduliu leidžia susieti darbuotoją su klientais ir paslaugomis ir valdyti užsakymui įvykdyti reikalingą laiką. Vartotojui patogi ir intuityvi sąsaja leidžia centralizuoti informaciją ir jai laisvai tekėti – dėl to sumažėja kuravimo laiko sąnaudos.
Integracija su kitomis verslo sritimis suteikia klientui priemones kaupti klientų duomenų bazę su išsamia kliento poreikių informacija. Sistemoje galima smulkiai aprašyti kliento poreikius, nuo asmeninės informacijos ir specifinių pageidavimų iki tikslaus valymo laiko, galimybės pasirinkti valymo dieną ir laiką. Yra galimybė fiksuoti reguliariai pasikartojančius paslaugų teikimo užsakymus, jie taip pat grafiškai atvaizduojami kalendoriuje. Panaši priemonė pritaikyta informacijai apie darbuotojus stebėti. Kaupiama vieša ir asmeninė informacija apie darbuotoją leidžia automatiškai generuoti darbo užmokesčio įrašus apskaitos didžiojoje knygoje ir atsižvelgiant į darbo rezultatus pritaikyti atitinkamą motyvacinės sistemos pakopą. Visą šią informaciją sistema apdoroja ir mygtuko paspaudimu leidžia klientui kurti sąskaitas faktūras.

Patogus ir efektyvus chaoso suvaldymo sprendimas

Įdiegtas personalo valdymo modulis integruotas su svarbiausiais kliento procesais. Sistemą pritaikius bendrovės procesų valdymui, optimizuoti ryšių su klientais valdymo, pardavimo ir personalo darbo apskaitos stebėjimo procesai. Dabar klientas gali maksimaliai patenkinti naujus klientų poreikius. Centralizuotos klientų ir darbuotojų duomenų bazės leidžia tinkamai stebėti, planuoti ir vykdyti reguliarius ir ne paslaugų užsakymus ir nuolat pildyti kliento poreikių portretą. Pritaikyta sistema mažina pardavimo ir darbuotojų valdymo laiko sąnaudas. Darbuotojų darbo tvarkaraštis atvaizduojamas vartotojui patogiu būdu, tai didina personalo veiklos matomumą ir leidžia efektyviai panaudoti kiekvieno darbuotojo laiką. Svarbiausia, kad dabar paklausos augimas gali būti valdomas ir nekyla vidinis chaosas.

Sprendimo pritaikomumas kitose srityse
Sukurtas sprendimas taip pat gali būti diegiamas verslo įmonėje, kuriai būtina stebėti teikiamų paslaugų darbo tvarkaraščius ir darbo laiko žiniaraščius. Sprendimas aktualus gamybos veiklos sričiai, taip pat automobilių plovykloms, automobilių remonto dirbtuvėms, grožio salonams ir kt.